Nenastavené procesy vo firme ma stáli Vianoce. Nastavené mi priniesli milión.

Raz som prišiel o piatej ráno z officu po dvadsiatich hodinách práce. O siedmej som musel vstávať, lebo som mal prebrať zásielku tričiek a začať makať na jej vyexpedovaní. Do Vianoc ostávalo pár dní a procesy vo firme som mal nastavené presne nijako.

Ľahol som si do postele o pol šiestej. Vedel som, že musím rýchlo zaspať, aby som si dal aspoň hodinku a trochu sa zresetoval. Samozrejme, že som nezaspal. Postavil som sa, dal si raňajky a šiel do práce. Bez spánku. O šiestej večer ma po obede vyplo na hodinu na gauči v kancli. A mohol som makať ďalej do noci.

Vždy som Vianoce miloval. Odkedy som založil Dedoles, znamenali pre mňa peklo.

Bolo to utrpenie a zároveň jediný čas v roku, kedy som zarábal

Tie peniaze som pritom zúfalo potreboval na prežitie biznisu. Nápor objednávok bol násobne väčší oproti bežnému mesiacu. Nemal som kapitál ani skúsenosti na to, aby som sklad poriadne nastavil.

Znamenalo to, že som v decembri makal v sklade a na supporte nonstop. Brutálne frustrujúce na tom bolo, že sa to aj tak nedalo stihnúť a časť zákazníkov skončila s veľmi zlou skúsenosťou.

Práca, ktorú nemáš popísanú, sa nedá odovzdať nikomu

Procesy boli nenastavené a komplikované. Neboli škálovateľné. A to je mechanika, ktorá mi vtedy roky unikala.

Prácu, ktorá nie je podchytená procesom, nevieš zdelegovať. Nie preto, že by ľudia okolo teba boli neschopní. Preto, že celý postup existuje len v tvojej hlave a jediný spôsob, ako ho niekoho naučiť, je stáť pri ňom a ukazovať.

Tak to zostane na tebe. A koľko toho stihneš ty, taká veľká môže firma byť. To je tvrdý strop rastu, hoci to roky vyzerá len ako prevádzková otrava, ktorú raz vyriešime. Firma, ktorá nedokáže bežať bez teba, sa vie stať celkom nepríjemným väzením.

Prvé roky firma živorila a na procesy nebol priestor

Celý fokus počas roka šiel do toho, aby sme našli spôsob, ako predávať viac a uživiť seba aj firmu. Na nastavovanie procesov nebol kapitál ani priestor. Odkladal som ich ako administratívu, ktorá počká.

Na Vianoce 2014 to bolelo dosť na to, aby som povedal stačilo

Na Vianoce v roku 2014 sa zadarilo viac. Nazbieral sa nám nejaký cash navyše a v roku 2015 sme získali prvé financovanie. Zároveň bola bolesť, ktorú nenastavené procesy spôsobili, tentokrát taká obrovská, že som vedel, že stačilo.

Na začiatku roka som začal hľadať cesty, ako to vyriešiť, a študovať manažment procesov. Cieľ bol jasný. Spraviť procesy skladu jednoducho a škálovateľne. Nový systém manažmentu skladu a tovaru sa nám počas roka podarilo nastaviť.

Zaškolenie na sklad kleslo na desať minút a obrat vyskočil na milión

Zrazu sa dal človek zaškoliť na prácu v sklade za desať minút. Skladové procesy prestali byť prekážkou rastu.

A tak sme v roku 2015 dosiahli obrat 1 milión eur, čo bol trojnásobný nárast. Boli to zároveň moje prvé Vianoce, ktoré sa dali relatívne v pohode zvládnuť.

O tri roky mi tie procesy kúpili ponožkovú príležitosť

Rok 2018, výstavisko v Birminghame. Ako vždy na výstavách som sa motal v miernej depresii z toho, aké hlúposti a zbytočnosti sa na tomto svete vyrábajú. Potom som v jednom zo stánkov stretol Britku, ktorá ponúkala výrobu ponožiek v Turecku.

Povedala mi, za koľko dokáže vyrábať presne také ponožky, aké sme vtedy mali na e-shope. Vtedy sa mi zapla kalkulačka v hlave a pochopil som, že mám pred sebou veľkú príležitosť.

Nemal som žiadne skúsenosti ani vedomosti o tom, ako také ponožky vyrobiť, ani ľudí, ktorí by to vedeli spraviť. Dovtedy sme boli reselleri. Bol to však presne typ projektu, ktorý si v menšej firme musí odmakať founder.

Spísal som si, čo potrebujem spraviť, a všetku energiu nasmeroval na to. Mohol som si to dovoliť. Firma bežala sama. Trvalo to päť mesiacov od momentu, keď som začal na projekte robiť, po chvíľu, keď sme prvé ponožky začali predávať.

Keby som vtedy stále trávil decembre v sklade, ostalo by z toho pekné stretnutie na výstave. Ten priestor nevznikol náhodou. Vyrobili ho procesy, ktoré sme nastavili o tri roky skôr.

Firma neskôr vyrástla až na 90 miliónov eur obratu a nakoniec aj spadla, ale to je iný príbeh. Popísal som ho v článku o tom, ako pád firmy prebieha v troch rovinách.

Firma je donekonečna to isté

Keď sa zamyslíš nad prvotným princípom toho, čo je firma, okrem iného je to:

Súbor opakujúcich sa procesov, vďaka ktorým doručujeme zákazníkovi produkt alebo službu, ktorý preňho má hodnotu.

Stále sa opakujú tie isté činnosti. Až kým ich nenahradia nové, opakujúce sa činnosti.

Znie to ako nudná definícia. Ale ak je firma súbor opakujúcich sa činností, potom sa dá takmer každá z nich popísať a odovzdať niekomu inému. Existencia exekučných systémov je to, čo robí firmu manažovateľnou a rozvíjateľnou.

Šesť krokov, ako začať stavať exekučné systémy

Tvoriť exekučné systémy je skill, v ktorom sa musí zlepšovať každý founder. Zbavíš sa tým činností, ktoré už firmu nerozvíjajú, len ju udržujú v chode. A postarajú sa o to, aby bol produkt doručovaný spoľahlivo a kvalitne.

1. Identifikuj opakované činnosti, ktoré ti berú energiu a vedel by ich vykonávať niekto iný.
2. Vytvor k nim návody a pracovné postupy.
3. Daj týmto návodom miesto.
4. Zdeleguj činnosť na konkrétneho človeka. Daj mu dôveru a zodpovednosť za proces aj za jeho vylepšenia.
5. Nauč tím stavať exekučné systémy. Vytvor návod, ako vytvárať návody. 🙂
6. Uvoľnený čas použi na rozvoj firmy. Nadizajnuj a zrealizuj veľkú budúcnosť firmy.

Akonáhle tú zručnosť dokážeš aplikovať do firmy, prirodzene ju začneš učiť svojich talentovaných ľudí. Mega ich to posúva, sú šťastnejší a vďačnejší, lebo dostanú dôveru a dáva im to zmysel. Tak vznikne samohybný systém, v ktorom všetci vedia, ako stavať systémy.

„Na to nemám peniaze.“ Zrátajme si to

Najčastejšia výhovorka, prečo sa do toho ľudia nepustia, sú peniaze. Tak si to spočítajme.

Povedzme, že si vďaka tomuto uvoľníš 10 hodín času mesačne. Tie si dokážeš na trhu od nejakého freelancera kúpiť za 10 eur na hodinu. To je 100 eur.

Naozaj neveríš tomu, že za 10 voľných hodín zasvätených rozvoju biznisu neprinesieš väčšiu hodnotu ako 100 eur?

A freelancovanie je dnes v trende. Veľa šikovných ľudí preferuje flexibilnú prácu, takže niekoho na výpomoc sa dá nájsť takmer s čímkoľvek.

Ak ti to stále nesedí, skús ešte tento test:

Správaj sa tak, akoby tvoja hodinovka stála 1 000 €.

To je Naval Ravikant v Almanachu. Bol by si ochotný zaplatiť 1 000 € za hodinu za činnosti, ktoré dnes pre firmu robíš?

Presvedčenie, ktoré ti to zablokuje skôr, než začneš

U podnikateľov je časté toto presvedčenie:

ĽUDIA SÚ NESCHOPNÍ, JA TO VIEM UROBIŤ NAJLEPŠIE!

Zničilo už veľa podnikateľských príbehov. Preto sa treba naučiť delegovať už v ranných štádiách firmy. Čas je to najcennejšie, čo máme. Know-how je hneď druhé najcennejšie, pretože:

Know-how × Čas = Hodnota

Volám to evolúcia hodnoty podnikateľa. Mnoho malých podnikateľov uviazne na nižších stupňoch tejto osi. Zostávajú zaseknutí v činnostiach s nízkou pridanou hodnotou a nevedia sa posunúť doprava. Tým pádom nevedia podnikaniu priniesť dostatočnú hodnotu.

Nechcem tým znevažovať prácu, ktorá musí byť vykonaná. Nezmyselná je len v kontexte podnikateľa, jeho života a budúcnosti firmy. Ak sa neposúvaš k činnostiam s vysokou pridanou hodnotou, nie si podnikateľ, ale vystresovaný mukel.

Aké procesy vo firme ti dnes berú najviac času

U mňa to bol sklad. Kým procesy neboli napísané, prácu v ňom vedel robiť len ten, kto ju už robil. Keď boli, stačilo desať minút zaškolenia.

Tak si to prejdi. Aké procesy vo firme ti dnes zaberajú extrémne veľa času, nedajú sa delegovať a berú tebe či firme príliš veľa energie? Koľko hodín mesačne si najbližší kvartál vďaka ich nastaveniu uvoľníš? Napíš si tri činnosti s najmenšou pridanou hodnotou, ktoré by mohol vykonávať niekto iný.